CMK'nın 160. maddesi Cumhuriyet savcısının soruşturma başlatma yükümlülüğünü genel olarak düzenlerken, 161. maddesi suçun işlendiği izlenimini veren bir halin öğrenilmesi üzerine derhal olay yerinde yapılacak işlemleri ve adli kolluğun yetkilerini detaylandırmaktadır. Yazı işleri müdürü, bu soruşturma sürecinin etkin ve hukuka uygun bir şekilde yürütülmesinde kritik bir role sahiptir.
Soruşturma Evrakının Tanzimi, Kaydı ve Muhafazası Açısından Yazı İşleri Müdürünün Sorumlulukları:
Yazı işleri müdürü, Cumhuriyet savcısının veya adli kolluk görevlilerinin olay yerinde yaptığı tespitler ve topladığı ilk bilgiler doğrultusunda oluşturulan soruşturma evrakının düzenli ve eksiksiz bir şekilde tanzim edilmesini sağlamakla yükümlüdür. Bu, tutanakların doğru bir şekilde yazılması, eklerinin (fotoğraf, kroki vb.) eksiksiz olması ve evrakın kronolojik sıraya göre düzenlenmesini içerir.
Evrakın kaydı aşamasında, gelen ve giden evrak defterlerinin mevzuata uygun olarak tutulması, her bir evraka benzersiz bir numara verilerek sistemde doğru bir şekilde kaydedilmesi ve ilgili soruşturma dosyasıyla ilişkilendirilmesi hayati önem taşır. Elektronik ortamda tutulan kayıtlar da fiziksel kayıtlarla birebir uyumlu olmalı, herhangi bir tutarsızlık yaşanmaması için gerekli kontroller yapılmalıdır. UYAP gibi sistemler üzerinden yapılan kayıtlarda, evrakın doğru dosyaya eklenmesi, gizlilik derecesine uygun işlem yapılması ve erişim yetkilerinin kontrolü yazı işleri müdürünün sorumluluğundadır.
Evrakın muhafazası ise, delillerin güvenliği ve bütünlüğünün korunması açısından en kritik aşamalardan biridir. Fiziksel evrak, nemden, ışıktan, yetkisiz erişimden korunacak şekilde uygun ortamlarda saklanmalıdır. Elektronik kayıtların ise yetkisiz erişime karşı şifrelenmesi, düzenli olarak yedeklenmesi ve güvenli sunucularda saklanması gerekmektedir. Fiziksel ve elektronik ortamdaki evrak arasında herhangi bir çelişki olması durumunda, derhal Cumhuriyet savcısına bilgi verilmeli ve gerekli düzeltmeler yapılmalıdır. Örneğin, fiziksel dosyada bulunan bir belgenin elektronik kaydının eksik olması veya farklı bir içerikte olması ciddi sorunlara yol açabilir.
Delillerin Toplanması Aşamasında Yazı İşleri Müdürünün Dikkat Etmesi Gereken Hususlar ve "Delillerin Bütünlüğünün Korunması" İlkesi:
Delillerin toplanması aşamasında yazı işleri müdürü doğrudan delil toplamaz ancak toplanan delillerin kaydı, muhafazası ve ilgili dosyalara eklenmesi süreçlerinde önemli bir rol oynar. "Delillerin bütünlüğünün korunması" ilkesi, delillerin olay yerinden toplandığı andan itibaren mahkemeye sunulana kadar geçen süreçte herhangi bir kayba, değişime veya bozulmaya uğramamasını ifade eder. Bu ilke doğrultusunda yazı işleri müdürünün dikkat etmesi gereken bazı hususlar şunlardır:
* Delil Etiketleme ve Mühürleme: Adli kolluk tarafından getirilen delillerin üzerindeki etiketlerin ve mühürlerin kontrol edilmesi, eksik veya hasarlı olması durumunda tutanak altına alınarak Cumhuriyet savcısına bildirilmesi. Örneğin, bir olay yerinden toplanan kanıtın bulunduğu zarfın mührünün açık olması delilin güvenilirliğini şüpheye düşürebilir.
* Delil Kayıt Defteri: Delillerin teslim alınmasıyla birlikte, niteliği, toplandığı yer, teslim eden kişi, teslim alma tarihi gibi bilgilerin detaylı bir şekilde delil kayıt defterine işlenmesi. Bu defterin düzenli ve eksiksiz tutulması, delil zincirinin takibini kolaylaştırır. Örneğin, bir bıçağın delil kayıt defterine işlenirken üzerindeki seri numarasının ve olay yeri bilgisinin doğru kaydedilmesi önemlidir.
* Farklı Türdeki Delillerin Muhafazası: Her türlü delilin (biyolojik örnekler, ateşli silahlar, dijital veriler vb.) niteliğine uygun koşullarda muhafaza edilmesi. Örneğin, biyolojik örneklerin buzdolabında saklanması, dijital verilerin güvenli bir şekilde kopyalanıp saklanması gereklidir. Yazı işleri müdürü, bu muhafaza koşullarının sağlanmasından ve takibinden sorumludur.
* Zimmet Defteri: Delillerin birimler arasında (örneğin, kriminal laboratuvarına gönderilirken) el değiştirmesi durumunda, zimmet defterine kaydedilerek teslim alan ve teslim eden kişilerin imzalarının alınması. Bu, delilin takibini ve sorumluluğunu açıkça gösterir.
* Olay Yeri İnceleme Raporları ve Ekleri: Olay yeri inceleme ekipleri tarafından hazırlanan raporların ve eklerinin (fotoğraf, video, kroki vb.) eksiksiz olarak dosyaya eklenmesi ve güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi. Bu belgelerin kaybolması veya zarar görmesi, delillerin değerlendirilmesini zorlaştırabilir.
Sonuç olarak, yazı işleri müdürü, soruşturma sürecinin her aşamasında titizlikle hareket ederek, evrakın düzenli tutulmasını, delillerin güvenli bir şekilde muhafazasını ve "delillerin bütünlüğünün korunması" ilkesinin eksiksiz bir şekilde uygulanmasını sağlamakla yükümlüdür. Bu sorumluluk, adil yargılanma hakkının temini ve hukukun üstünlüğü ilkesinin korunması açısından hayati öneme sahiptir.
