RESMİ YAZIŞMA KURALLARI – GENİŞLETİLMİŞ NOT

Kaynak: Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete: 10/12/2004, 25665)

1. SAYFA DÜZENİ VE YAZIM KURALLARI

• Kâğıt boyutu: A4 (210x297 mm)

• Yazı tipi: Times New Roman veya Arial

• Yazı boyutu: 12 punto

• Satır aralığı: Tek satır aralığı

• Paragraf başı: 1.25 cm içeriden başlanır

• Kenardan boşluklar:

  • Üst: 2.5 cm

  • Alt: 2.5 cm

  • Sol: 2.5 cm

  • Sağ: 2.5 cm

2. YAZININ BÖLÜMLERİ (SIRAYLA)

1. Başlık

• Kurumun tam adı ortalanarak, büyük harflerle yazılır.

• İki satırı geçebilir.

• Kurum, alt birim belirtmek istiyorsa ikinci satıra eklenir.

Örnek:

T.C. ADALET BAKANLIĞI  
Personel Genel Müdürlüğü

2. Sayı

• Sol üst köşede, "Sayı:" ibaresiyle başlar.

• Kurum kodu + evrak kayıt numarası + yıl belirtilir.

• Başlıktan 2 satır altına yazılır.

Örnek:

Sayı: 12345678-010.07-123

3. Konu

• Sayıdan 1 satır aşağıya yazılır.

• "Konu:" kelimesi kullanılır, yazının ana fikrini birkaç kelimeyle özetler.

• Konu kelimesi baş harfleri büyük, açıklama ilk harf büyük yazılır.

Örnek:

Konu: Görevde Yükselme Sınavı

4. İlgi

• Varsa, yazının dayandığı daha önceki evrak veya yazıya atıfta bulunulur.

• Konu satırından 2 satır aşağıya yazılır.

• “İlgi:” kelimesi yazılır, ardından ilgili yazı numarası ve tarihi verilir.

Örnek:

İlgi: 12.01.2025 tarihli ve 123456 sayılı yazı.

5. Metin (Giriş - Gelişme - Sonuç)

• İlgi satırından 2 satır aşağıdan başlar.

• Metin bölümü 3 bölümden oluşur:

  • Giriş: Yazının amacı

  • Gelişme: Detaylar, gerekçeler

  • Sonuç: Talep, değerlendirme, istenilen işlem

• Paragraflar arasında 1 satır boşluk bırakılır.

Dil Özellikleri:

• Resmî, sade, açık ve anlaşılır olmalıdır.

• Emir kipi veya üçüncü şahıs kullanılır.

• “Bilgilerinize arz ederim.”, “Gereğini rica ederim.” gibi kalıplar kullanılır.

6. İmza

• Metin bitiminden 2 satır sonra, sağa yaslı şekilde yazılır.

• Ad-soyad, unvan ve varsa görev yeri yazılır.

• İmzalayan kişi 1’den fazlaysa üsttekiler üste yazılır.

Örnek:

Ahmet YILMAZ  
Daire Başkanı

7. Ekler (varsa)

• Metin bitiminden 2 satır sonra, sola yaslanır.

• “Ek:” başlığı yazılır.

• Ek sayısı fazlaysa madde madde sıralanır.

Örnek:

Ek:
1- Katılım listesi (1 sayfa)
2- Sunum dosyası (3 sayfa)

8. Dağıtım (varsa)

• Yazının kimlere gönderileceği belirtilir.

• “Gereği” ve “Bilgi” başlıkları altında olabilir.

Örnek:

Dağıtım:
Gereği:  
- Strateji Geliştirme Başkanlığı  
Bilgi:  
- Bakan Yardımcılığı

9. Paraflar (iç yazışmalarda)

• Yazıyı hazırlayan ve kontrol eden kişilerin imzasıdır.

• Yazının sol alt köşesine yazılır, imza ile metin arasına yerleştirilir.

Örnek:

Hazırlayan: A. Demir  
Kontrol: Z. Kaya  
Onay: M. Tunç

3. HİTAP ŞEKİLLERİ (Sonuç Cümleleri)

4. TARİH VE NUMARALANDIRMA

• Tarih formatı: Gün / Ay / Yıl (örnek: 06/05/2025)

• Sayfa numarası: 2 ve sonrasında "2/3", "3/3" şeklinde sağ alt köşeye yazılır.

5. ELEKTRONİK YAZIŞMA (EBYS / UYAP)

• Elektronik ortamlarda e-imza kullanılır.

• “e-imzalıdır” ibaresi otomatik olarak sistemde görünür.

• Yazının basılması durumunda imza bölümü boş bırakılır.

6. GENEL YAZIM HATALARINDAN KAÇINMAK İÇİN İPUÇLARI

• Yazım ve noktalama kurallarına uygun olun.

• Cümleler kısa ve açık olmalıdır.

• Tutanak, karar, rapor gibi yazılar özel formatta hazırlanır.

• Kısaltmalar ilk kullanımda açık yazılır:

  • Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)