Resmi Yazışma Kuralları ile ilgili soru cevap

Soru 1: Resmi yazışmalarda hangi yazı tipi ve boyutu kullanılmalıdır?

Cevap: Resmi yazışmalarda genellikle Times New Roman yazı tipi ve 12 punto yazı boyutu tercih edilir. Ancak bazı kurumlar Arial gibi farklı yazı tipleri ve boyutları belirleyebilir. Önemli olan metin boyunca tutarlılık sağlamaktır.

Soru 2: Resmi bir mektubun bölümleri nelerdir ve nasıl sıralanır?

Cevap: Resmi bir mektubun temel bölümleri şunlardır:

* Antet: Gönderen kurumun adı, adresi, telefon numarası, faks numarası ve e-posta adresi gibi bilgileri içerir. Genellikle sayfanın üst orta veya sol üst köşesine yerleştirilir.

* Tarih ve Sayı: Belgenin düzenlendiği tarih ve kurumun belirlediği sayı (dosya numarası, evrak kayıt numarası vb.) antetin altına sağ üst köşeye yazılır.

* Konu: Belgenin içeriğini özetleyen kısa ve öz bir ifadedir. Tarih ve sayı bilgisinin altına sol tarafa yazılır.

* Muhatap: Belgenin gönderildiği kişi veya kurumun adı ve adresi konu bilgisinin altına sol tarafa yazılır.

* İlgi: Daha önceki bir yazıya atıfta bulunuluyorsa bu bölüm kullanılır. Muhatap bilgisinin altına sol tarafa yazılır.

* Metin: Belgenin asıl içeriğini oluşturan bölümdür. Anlaşılır, açık ve resmi bir dil kullanılmalıdır. Paragraflar arasında uygun boşluklar bırakılmalıdır.

* Sonuç: Dilek ve temennaların belirtildiği kısa bölümdür. Metnin bitimine uygun bir mesafede yer alır.

* İmza: Belgeyi imzalayan kişinin adı, soyadı ve unvanı belirtilir. İmza, ad soyad bilgisinin üzerine atılır.

* Ekler: Belgeyle birlikte gönderilen diğer dokümanlar bu bölümde listelenir. İmza bölümünün altına sol tarafa yazılır.

* Dağıtım: Belgenin birden fazla yere gönderilmesi durumunda, gönderilen yerlerin listesi bu bölümde belirtilir. Ekler bölümünün altına sol tarafa yazılır.

Soru 3: Resmi yazışmalarda kullanılan dil nasıl olmalıdır?

Cevap: Resmi yazışmalarda kullanılan dil açık, anlaşılır, doğru ve saygılı olmalıdır. Karmaşık ve uzun cümlelerden kaçınılmalı, dilbilgisi kurallarına özen gösterilmelidir. Argo ve samimi ifadelerden kesinlikle uzak durulmalıdır. Üst makamlara "arz ederim", alt makamlara "rica ederim", eşit düzeydeki makamlara ise "saygılarımla arz ederim" gibi ifadeler kullanılabilir.

Soru 4: Resmi belgelerde paraf ve imza arasındaki fark nedir?

Cevap: Paraf, bir belgenin henüz son halini almadığını veya bir süreçten geçtiğini gösteren kısa imzadır. Genellikle belgenin her sayfasının alt köşesine atılır. İmza ise belgenin onaylandığını ve sorumluluğun alındığını gösteren tam ve yetkili imzadır. Belgenin son sayfasının ilgili bölümüne atılır.

Soru 5: Elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalarda nelere dikkat edilmelidir?

Cevap: Elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalarda da genel resmi yazışma kurallarına uyulmalıdır. Ayrıca aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

* Kurumsal E-posta Adresi: Mümkünse kuruma ait resmi e-posta adresi kullanılmalıdır.

* Konu Başlığı: E-postanın içeriğini açıkça belirten bir konu başlığı yazılmalıdır.

* Dosya Formatı: Belge ekleniyorsa, alıcının sorunsuz açabileceği yaygın dosya formatları (PDF, DOCX vb.) tercih edilmelidir.

* Güvenlik: Gizli veya hassas bilgiler içeren e-postalar şifrelenmelidir.

* Hızlı ve Doğru Yanıt: Gelen resmi e-postalara en kısa sürede ve doğru bilgilerle yanıt verilmelidir.

* "CC" ve "BCC" Kullanımı: Birden fazla kişiye gönderilen e-postalarda, ilgili kişileri "CC" (Bilgi) bölümüne, diğer alıcıların e-posta adreslerinin görünmesini istemediğiniz kişileri ise "BCC" (Gizli Kopya) bölümüne ekleyebilirsiniz.