Resmi Yazışma Kuralları: 50 Hap Bilgi (Yazı İşleri Müdürlüğü Sınavı İçin)

Resmi yazışmalar, 10/12/2014 tarihli ve 29201 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik'e tabidir.

I. Temel İlkeler ve Biçimsel Unsurlar

* Dili ve Anlatım: Açık, anlaşılır, dil bilgisi kurallarına uygun, sade ve doğru bir Türkçe kullanılmalıdır.

* Yazı Tipi ve Boyutu: Kural olarak "Times New Roman" yazı tipi 12 punto veya "Arial" yazı tipi 11 punto kullanılır. Rapor, tablo gibi özel durumlarda farklılık gösterebilir.

* Sayfa Yapısı: A4 boyutunda kağıt kullanılır. Kenar boşlukları: Üst 2.5 cm, alt 2.5 cm, sol 2.5 cm, sağ 2.5 cm olmalıdır. (Yazı alanının sağ ve sol kenarında 2,5'er cm, üst ve alt kenarında 2,5'er cm boşluk bırakılır.)

* Başlık (Antet): Yazıyı gönderen idarenin adını (Bakanlık, Genel Müdürlük vb.) belirtir. En üstte ortalanarak yer alır. Örnek: "T.C. ADALET BAKANLIĞI".

* Sayı: Dosya kodu ve kayıt numarasından oluşur. Başlığın altında, sol kenar boşluğundan başlayarak yazılır. Örnek: "Sayı: E.000.00.00-000.00.00-000".

* Konu: Yazının kısa ve öz içeriğini belirtir. Sayı'nın hizasında, "Konu:" ibaresiyle başlar.

* Tarih: Yazının yazıldığı günün tarihini belirtir. Sayının hizasında, sağ üst köşede yer alır. Örnek: "24.05.2025".

* Gönderilen Makam (DAĞITIM): Yazının kime gönderileceği belirtilir. "Konu" satırının altında, sol kenar boşluğundan başlayarak yazılır. Birden fazla makama gönderilecekse "DAĞITIM" ibaresi kullanılır.

* İlgi: Yazının, önceki bir yazıyla ilgili olması durumunda belirtilir. "İlgi:" ibaresiyle başlar ve tarih ve sayı bilgileriyle birlikte yazılır. Örnek: "İlgi: a) 15.03.2025 tarihli ve 123456 sayılı yazınız."

* Metin: Yazının esas içeriğini oluşturur. Giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinden oluşur. Paragraflar arasında bir satır boşluk bırakılabilir.

* Gereğini Arz Ederim / Gereğini Rica Ederim:

* "Arz ederim." (Üst makamlara yazılır.)

* "Rica ederim." (Alt makamlara yazılır.)

* "Arz ve rica ederim." (Eşit veya yakın düzeydeki makamlara yazılır.)

* İmza: Metnin bitiminden iki satır sonra, sağ tarafta yer alır. Ad soyad, unvan ve imza boşluğu bulunur. İmza, adın hemen üzerinde yer alır.

* Ad Soyad: İmzanın hemen altında, okunaklı bir şekilde yazılır.

* Unvan: Ad ve soyadın altına, makamın unvanı yazılır (örn. Yazı İşleri Müdürü, Daire Başkanı).

* Ekler: Yazıya eklenen belgeler belirtilir. Metnin solunda, imza bloğunun altında "EKLER:" başlığıyla ve sıralı olarak yazılır.

* Dağıtım (Özel Durum): Yazının gönderildiği makamların listesi, Ekler'in altında, "DAĞITIM:" başlığıyla ve alfabetik veya hiyerarşik sıraya göre yazılır.

* Paraf: Yazıyı hazırlayan ve kontrol eden birim/şahısların kısaltmaları (baş harfleri) ve tarih belirtilir. Metnin son sayfasının sol alt köşesinde yer alır.

* Koordinasyon: Yazıyı hazırlayan birimden farklı birimlerle koordinasyon gerektiren durumlarda belirtilir. Parafın altında "Koordinasyon:" başlığıyla yazılır.

II. Numaralandırma ve Maddeleme

* Maddeleme: Yazı metni içinde maddeler halinde düzenleme yapılacaksa, alfabetik veya rakamsal sıralama kullanılır (a), b), c) veya 1), 2), 3)).

* Alt Maddeleme: Maddelerin altında alt maddeler varsa, bir girinti verilerek sıralama devam ettirilir. (1) veya (i) gibi.

III. Özel Durumlar ve Detaylar

* Gizlilik Derecesi: Yazının gizlilik derecesi varsa (Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel), yazının üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli damgayla veya mühürle basılır.

* Aciliyet Derecesi: "Çok Acele" veya "Acele" ibareleri, yazının üst ve alt ortasına kırmızı renkli damgayla veya mühürle basılır.

* Faks ve E-posta ile Gönderme: Faksla veya e-posta ile gönderilen yazılarda, faks/e-posta adresi yazının başlık kısmında, sağ üst köşede veya tarih kısmının yanında belirtilir.

* Sayı ve Konu Değişimi: Yazışma devamında, önceki yazının sayı ve konusuna bağlı kalınır. Yeni bir konu veya sayı gerekirse, yeni bir yazı başlatılır.

* Birden Çok Sayfa: Birden fazla sayfa içeren yazılarda sayfa numarası (sayfa sayısı / toplam sayfa sayısı şeklinde) sayfanın alt ortasına yazılır (örn: 1/3, 2/3).

* Fiziksel Nüsha: Elektronik ortamda hazırlanan yazılar da kural olarak ıslak imzalı nüsha ile gönderilir veya güvenli elektronik imza ile imzalanır.

* Resmi Mühür: Kurumun mührü, yazının onaylı kopyalarında veya resmiyet gerektiren durumlarda kullanılır.

* Tekli Makama Hitap: ".....Makamına" şeklinde hitap edilirken, resmi unvanın ilk harfleri büyük yazılır (örn. VALİLİĞİNE, BAŞKANLIĞINA).

* İmza Yetkisi: Yazışmalar, kurumun imza yetkili amiri tarafından imzalanır. "Adına" veya "Vekil" imzaları usulüne uygun şekilde belirtilmelidir.

* "A.N." veya "V." İmzası: Amir adına imza atan kişi (A.N. - Amir adına) veya vekil (V. - Vekil) ise, kendi unvanının altına "Vali a." veya "Müdür V." şeklinde belirtir.

* E-Yazışma (Elektronik Belge Yönetim Sistemi - EBYS): Resmi yazışmaların büyük çoğunluğu artık EBYS üzerinden güvenli elektronik imza ile yapılmaktadır.

* Elektronik İmza: Elektronik ortamda oluşturulan resmi yazılar, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) ile imzalanır.

* Kayıt Numarası: EBYS'de her belgeye otomatik olarak verilen, o belgeye ait tekil numaradır.

* Barkod/Karekod: Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin doğruluğunu ve takibini sağlamak için kullanılır.

* Standart Dosya Planı (SDP): Resmi yazışmalarda kullanılan dosya numaralandırma sistemidir. Tüm kamu kurumlarında aynıdır.

* Gizli Yazıların Gönderilmesi: Gizli yazılar, özel kurye, taahhütlü posta veya gizlilik derecesine uygun yöntemlerle gönderilir. Zarf üzerinde gizlilik derecesi mutlaka belirtilir.

* Tebligatlar: Resmi yazışmaların özel bir türüdür ve Tebligat Kanunu'na tabidir. Resmi yazışma kurallarına ek olarak Tebligat Kanunu kurallarına da uyulması gerekir.

* Yazışma Dili Birliği: Kamu kurumları arasında yapılacak tüm yazışmalarda aynı resmi yazışma kuralları ve dil standartları uygulanır.

* Sade ve Açık İfade: Bürokrasi dilinden kaçınılmalı, herkesin anlayabileceği sade bir dil tercih edilmelidir.

* Tebrik ve Taziye Yazıları: Özel protokol kurallarına göre düzenlenir, ancak genel resmi yazışma kuralları çerçevesinde kalır.

* Saygı İfadeleri: Yazının içeriğine göre uygun saygı ifadeleri (örn. "Saygılarımla," "Bilgilerinize arz ederim.") kullanılmalıdır.

* Yazılı İletişim Zorunluluğu: Kamu idareleri arasındaki yazışmalar kural olarak yazılı yapılır. İstisnai durumlarda sözlü talimatlar yazılı olarak teyit edilmelidir.

* Arşivleme: Oluşturulan tüm resmi yazışmalar, ilgili mevzuata uygun şekilde arşivlenir.

* Evrak Kayıt Defterleri: Gelen ve giden evrakların kayıt altına alındığı defterlerdir (UYAP/EBYS sistemlerinde elektronik ortamda).

* Dosyalama Sistemi: Yazışmaların, ilgili dosya numaralarına göre düzenli ve erişilebilir şekilde saklanması.

* Onay Makamı: Yazının nihai olarak onaylanmasından sorumlu olan en üst yetkilidir.

* Taranmış Belge Olarak Gönderme: Zorunlu haller dışında, el yazısı ile imzalanmış evraklar taranarak elektronik ortamda gönderilmez; orijinal ıslak imzalı veya e-imzalı hali gönderilir.

* Konu Başlığının Kısaltılması: Konu başlığı, yazının içeriğini en iyi özetleyen, kısa ve anlaşılır bir ifade olmalıdır. Gereksiz kısaltmalar ve jargon kullanılmamalıdır.

* Yanlışlıkların Düzeltilmesi: Yazım veya imla hataları, okunaklı bir şekilde düzeltilerek, düzeltme yapanın parafı alınmalıdır. Ancak EBYS'de bu tür düzeltmeler yapılamaz, düzeltme için yeni bir belge oluşturulur.

* Yazı İşleri Müdürünün Sorumluluğu: Tüm bu kurallara uyulmasını sağlamak, yazışma süreçlerini denetlemek ve standartlara uygunluğu temin etmek Yazı İşleri Müdürünün en temel görevleri arasındadır.